複合機の買い替えタイミングについて!導入方法ごとの入れ替え時期をご紹介!

どのような企業のオフィスにも、印刷やコピーのために複合機は導入されていると思います。日々の業務で利用している、そんな複合機ですが、あなたの会社では何年程度同じ複合機を利用しているでしょうか?

こう聞かれると、「複合機の使用年数など、数えたことないな…」と考える方が多いのですが、気付けば設置してから5年以上は経過しているような気がするという場合、この記事は必読と考えても良いと思いますよ。

複合機は、皆さんが考えている以上に精密な機械ですので、それなりに長持ちはするものの「永久に使用する」なんてことはできません。オフィスでの使用頻度によっても寿命は変わるのですが、使用していれば、徐々に各部品が摩耗していってしまい、設置から数年経過すれば不具合が生じてしまうことも多くなります。それでは、日々の業務に欠かすことができない複合機については、どのようなタイミングで買い替えすれば良いものなのでしょうか?
この記事では、意外に皆さんが分かっていない複合機の使用年数(寿命)について簡単に解説していきたいと思います。

複合機の寿命は?

それではまず、一般的な複合機の寿命について簡単に解説しておきます。オフィスに設置される複合機は、非常に大きくて頑丈そうに見えますし、一度設置すれば基本的に動かすことが無いことから「故障することなどないのでは?」と考えてしまう方がいます。しかし、当然そのようなことはなく、複合機にも耐用年数と言うものが存在していて、税法上で決められている機器などの寿命を指す法定耐用年数は、5年前後に設定されています。

つまり、オフィスに設置してある複合機については「かなり昔からあるよな!」と言うイメージがあったとしても、何十年も使い続けていることは基本的にはありません。複合機は、一度設置すればその場から動かすことはほとんどありませんが、データを印刷する際やコピーをするときには、内部の機器が動作することになるため、目に見えない部分の劣化は普通に進んでいくのです。
実際に、数年使用している複合機であれば、ローラーの劣化などで頻繁に紙詰まりが発生するようになってしまう…などの問題が生じることも珍しくありません。なお、複合機はさまざまな消耗部品が使用されていることから、前述した5年と言う耐用年数は「定期的なメンテナンスを行っている!」と言うことが前提です。メンテナンスを行っていなければ、5年など持たずに故障してしまうと思っておきましょう。

複合機の買い替えタイミングについて

それでは、オフィスで使用している複合機について「入れ替え時期のタイミングはどう見極めたらいいの?」と言う疑問に答えていきましょう。オフィスに設置されている複合機でも、導入方法は企業によって異なりますので、ここではいくつかの導入方法別に分けてご紹介していきます。

リース契約の場合・・・リースの満了時

オフィスに導入される複合機は、多くの場合、リース契約を結んで導入されるという形になります。リース契約(ファイナンスリース)とは、実際に対象設備を使用するユーザーが選択した物をリース会社が購入し、そのユーザーに対してリース会社が「賃貸」するという取引になります。つまり、リース期間が残っている設備に関しては、ユーザーの所有物ではないので、勝手に入れ替えることなどできないわけです。

そして、リースは、割賦などとは仕組みが異なり、リース契約が満了した時には、対象機器をリース会社に返却しなければならないという決まりがあります。これは、「リース会社は、ユーザーに代わって対象機器を購入して貸しているだけだから」と言う仕組みになっているからです。これからも分かるように、リース契約の場合、契約満了まで使用すると、返却しないといけなくなるので、業務に支障が出てしまいます。

したがって、リースで複合機を導入している場合、リース契約が満了する前に、新しい機器に入れ替えるというケースがほとんどです。この入れ替え方式の場合、最新機種を選んでリース契約をつないでいくという方式が最も手っ取り早いです。なお、リース満了時に、リース対象機器を買取するということも可能ですので、しばらく入れ替えしたくないという場合、買取するというケースもあるでしょう。ただ、この場合、買取後のメンテナンスや保証がなくなるので、リスクが大きいです。

購入している場合・・・耐用年数が目安

複合機を購入して設置している場合、機器の耐用年数や総コピー枚数などから機器の劣化度を測り、完全に故障する前に入れ替えするのが良いでしょう。

上述したように、一般的には「複合機の耐用年数は5年程度」とされています。しかし、この5年という目安は、使用頻度によってズレてしまう訳です。例えば、複合機は設置されているものの、月間印刷枚数はそこまで多くなく、月に500~1000枚程度しか印刷しないというオフィスと、月に1万枚程度印刷するという場合では、機器の消耗度は全く異なってきますよね。それなのに「想定耐用年数」だけで入れ替えタイミングを計っていると、突然機器が故障してしまい、業務に支障が出てしまう可能性があるのです。

複合機の5年と言う耐用年数に関しては、『総コピー枚数が300万枚』を目安にしていると言われています。したがって、印刷枚数が多いオフィスであれば、年数を目安にするのではなく、印刷枚数をチェックして、5年は経過していないものの「総コピー枚数が300万枚」を超えた時には、寿命だと判断したほうが良いでしょう。

なお、購入している場合でもリースの場合でも、使用中にたびたび紙詰まりが起きてしまう…、印刷物に変なラインが入ってしまう…など、頻繁に不具合が生じてしまう場合は、前述の寿命に関係なく入れ替えを検討すべきです。

業務に合った最新機種が登場した時

最後は、使用している複合機の不調や寿命などではなく、最新機種が登場したタイミングです。と言うのも、富士フイルム、キヤノン、シャープなどと言った国内の複合機メーカーは、現在でも競い合うように最新機種の開発を進めています。例えば、機器の省エネ能力が向上したり、印刷速度が速くなったり、ペーパレス化に対応しているような複合機が登場したりと、機種によって複合機が持つ特徴がかなり違うような時代になっているのです。

したがって、時には、現状使用している複合機よりも、自社の業務に見合った複合機が最新モデルとして登場するということも珍しくありません。もちろん、機能性があまり変わらない、追加された機能が自社にとって特に必要ではないという場合、最新機種が出たとしても入れ替え目安とは言えませんが、「自社の業務効率化が目指せる」といった機種が出た場合、リース期間が残っていたとしても入れ替えタイミングと考えても良いと思います。

この辺りは、自分たちで複合機の機能を逐一調べるなどと言うことが難しいので、弊社のような専門業者からのアドバイスを貰えるような体制を作っておくのがオススメです。

> エスアイヤーのコピー機・複合機事業について

まとめ

今回は、なかなか見極めが難しいと言われる複合機の入れ替えタイミングについてご紹介してきました。一般的には、「複合機の寿命は5年前後」と言われているのですが、これは総コピー枚数が300万枚に到達する目安として5年としているだけで、使用頻度が高いオフィスであれば、3年程度で「本来は入れ替えるべきなのに」と言う状況になってもおかしくありません。

複合機は、オフィス機器の中でも、最も高額になる機器の一つですので、可能な限り同じ機種を長く使用したいと考える企業が多いです。ただ、複合機の開発はどんどん進んでいますので、5年以上前の機種を使用している場合、印刷速度や省エネ性などを考えると、損になっているというケースも珍しくありませんよ。

現在、複合機の入れ替えなどをご検討中の企業様があれば、ぜひお気軽に弊社までお問い合わせください。株式会社エスアイヤーでは、お客様の複合機の利用頻度などをお伺いし、最も費用対効果の良い機種の選定から行っています。