Officeソフトを利用する時、知っておくと便利なショートカットキーをご紹介!

パソコン作業の効率化を図りたいと考えた時、絶対に知っておきたいのがショートカットキーです。もちろん、マウス操作などを行えば、同じような操作を再現することは特に難しくないのですが、普段よく行う操作に関するショートカットキーを頭に入れておけば、皆さんが考えている以上の時間短縮が可能です。

この記事では、業務によく利用するはずのOfficeソフトについて、ワードやエクセル、パワーポイントなどで資料を作成する際、非常に便利に使用できるショートカットキーをまとめてご紹介していきます。

Word・Excel・PowerPoint共通で使えるショートカットキー

業務でパソコンを使用する場合、Microsoft OfficeのWord、Excel、PowerPointの利用頻度が非常に高いのではないでしょうか?人によっては、これらのソフトを使わない日が無いという場合もあるでしょうし、業務効率を向上させるにはショートカットキーを頭に入れておくのがオススメです。以下に、Word、Excel、PowerPoint共通で利用できるショートカットキーをご紹介しておくので、ぜひ頭に入れておきましょう。

  • ・「Ctrl + A」・・・全てを選択する
  • ・「Ctrl + C」・・・選択している範囲をコピーする
  • ・「Ctrl + X」・・・選択している範囲を切り取りする
  • ・「Ctrl + V」・・・選択している範囲を貼り付けする
  • ・先頭をクリック後、Shiftを押しながら末尾をクリック・・・広い範囲を一括選択する

これらのショートカットキーは、文書作成に非常に便利ですので是非頭に入れておきましょう。

Word利用時に便利なショートカットキー

ここからは、各ソフトを使用中に知っておくと、業務効率を大幅に向上してくれるかもしれないショートカットキーをご紹介していきましょう。まずはWord利用時に便利なショートカットキーです。

文字入力の時に便利なキー

文字入力の際、平仮名やカタカナに変換するには『F』キーが便利です。

  • ・「F6」・・・文字をひらがなに変換
  • ・「F7」・・・文字をカタカナに変換
  • ・「F8」・・・文字を半角カタカナに変換
  • ・「F9」・・・文字を全角英数字に変換
  • ・「F10」・・・文字を半角英数に変換

文字入力後のチェックなどに便利なキー

次は、ワード文書について、文字入力を完了して、文書のチェックなどを行う時に便利な機能です。以下のショートカットキーを使えば、文書内の文字検索や置換が簡単にできます。

  • ・「Ctrl + P」or「Ctrl + F2」・・・印刷プレビューの確認
  • ・「Ctrl + F」・・・入力した文字を検索する検索窓を表示
  • ・「Ctrl + H」・・・入力した文字を別の文字に置換
  • ・「Ctrl + Y」or「F4」・・・直前に行った操作をもう一度実行する

Excel利用時に便利なショートカットキー

業務でパソコンを利用する際には、Excelも良く使用しますよね。Excel操作のため、知っておきたいショートカットキーもご紹介しておきましょう。

データ入力に便利なショートカットキー

Excelは、セルにデータを入力するというソフトですので、セルを移動するためのキーを知っておくだけでも業務効率の向上に役立ちます。他にもさまざまな便利キーがありますので、以下を抑えておきましょう。

  • ・「Tab」・・・入力を確定して、右のセルに移動する
  • ・「Shift + Tab」・・・入力を確定して、左のセルに移動する
  • ・「Shift + Enter」・・・入力を確定して、上のセルに移動する
  • ・「Alt + Enter」・・・セル内で改行する
  • ・「Ctrl + H」・・・入力したデータを別の文字に置換

Excel特有の文字入力に便利なショートカットキー

Excelを利用する時には、日付や現在の時刻、金額などを入力する機会があります。そして、こういったExcel特有の文字入力に便利なショートカットキーも存在するのです。

  • ・「Ctrl + :」・・・現在の日付を入力する
  • ・「Ctrl + ;」・・・現在の時刻を入力
  • ・「Ctrl + Shift + $」・・・データを通貨表示にする
  • ・「Ctrl + Shift + #」・・・データを日付で表示する
  • ・「Ctrl + Shift + !」・・・データに桁区切りを表示する
  • ・「Ctrl + Shift + ^」・・・データの各種設定を標準形式に戻す

PowerPoint利用時に便利なショートカットキー

最後はプレゼン資料などを作成する時に使うPowerPointです。PowerPointについては、あまりショートカットキーが活躍するイメージがない…という方も多いと思うのですが、実は、知っておくと便利なキーもたくさん存在するのです。ちなみに、PowerPointで使用するショートカットキーは、ワードやエクセルではあまり利用する機会が無いので、覚えにくいのが難点です。
しっかりと頭に入れておけば、業務効率が向上すると思いますので、PowerPointの利用頻度が高い方は是非頭に入れておきましょう。

画像や図形を挿入する時に便利なショートカットキー

まずは、画像や図形、スライドなどを挿入する時に敷いておくと便利なショートカットキーです。

  • ・「Alt + N、P」・・・画像を挿入する
  • ・「Alt + N、S、H」・・・図形を挿入する
  • ・「Alt + N」・・・挿入タブに移動する

オブジェクトの編集作業で便利なショートカットキー

オブジェクトの編集時に便利なショートカットキーも存在します。

  • ・「Shift + Tab」or「Tab」・・・オブジェクトを選択しているときに別のオブジェクトを選択
  • ・「Enter」・・・オブジェクトを選択しているときにオブジェクト内のテキストを選択
  • ・「Ctrl + Shift + V」・・・選択したオブジェクトに属性を貼り付ける

「Windowsキー」に関するショートカットキー

最後は個人的に皆さんに知っておいてほしい、「Windowsキー」関連のショートカットキーをご紹介しておきます。というのも、Windowsキー周りのショートカットについては、非常に便利な割に知られていないような気がします。知っておいて損はないので、以下のショートカットキーは覚えておきましょう。

  • ・「Windows +」/「Windows -」・・・画面の拡大/縮小
  • ・「Windows + L」・・・ロック画面表示/アカウントの切り替え
  • ・「Windows + D」・・・デスクトップの表示/非表示
  • ・「Windows M / Windows Shift + M」・・・全てのウィンドウを最小化/元に戻す
  • ・「Windows + Home」・・・アクティブなウィンドウ以外を最小化
  • ・「Windows + Tab」・・・タスクビューを表示
  • ・「Windows + Shift + S」・・・スクリーンショットを撮影し任意の場所に保存
  • ・「Windows + V」・・・クリップボードの履歴を表示

まとめ

今回は、業務でパソコンを良く使用する方がおさえておきたいショートカットキーをご紹介してきました。この記事では、ワードやエクセルなど、Officeソフト利用時に便利なショートカットキーをご紹介しています。今の時代、仕事上の書類に関しては、ほとんどの場合、ワードもしくはエクセルで作成することになるので、上述したショートカットキーを覚えておくだけで、かなりの時短になるはずです。

ショートカットキーは、日常的に使っておかないとすぐに忘れてしまいますので、なるべく普段から意識して利用していくのがオススメです。そうすることで、いつの間にか意識しなくてもショートカットキーを使いこなせるようになっているはずです。